Atividades diárias

Organize melhor suas atividades diárias

Para isso, é preciso agendar todas as tarefas corriqueiras, levando-se em conta o tempo necessário para realizá-las

Hoje em dia é muito comum as pessoas se queixarem por não conseguirem realizar essa ou aquela tarefa do cotidiano. O planejamento e a organização das atividades são vistos como segredos para a manutenção da qualidade de vida, bem como a melhor alternativa para ser produtivo e contemplar todas as atividades e obrigações do dia a dia.

Um estudo realizado pela Unilever, em parceria com a agência BrainJuicer, revelou que os brasileiros consideram importante organizar suas atividades diárias. Dos entrevistados, 54% afirmaram planejá-las todos os dias. Entre essas tarefas, 47% são planos para o orçamento e pagamento de contas, 22% afazeres domésticos e 7% são projetos para a casa e a família.

Para os participantes do levantamento, a administração das atividades é considerada importante para organizar suas vidas e minimizar o risco de errar. O problema é que muita gente não tem ideia de como iniciar esse planejamento.

Segundo o especialista em administração do tempo e produtividade, Christian Barbosa, a pessoa precisar mapear as atividades que costuma fazer todos os dias, levando em conta o tempo necessário para realizá-las.  “O planejamento precisa ser realizado com no mínino 3 dias de antecedência. Uma opção é aproveitar os sábados e domingos para traçar todas as tarefas que deverão ser cumpridas ao longo da semana. Não se esqueça de separar um tempo na sua agenda para as urgências que podem surgir”, orienta.

Apesar da existência de várias ferramentas que podem ajudar nessa administração, Barbosa acredita que o melhor a fazer é centralizar essas informações em um único lugar. “Pode ser em um caderno, agenda, o Outlook ou até mesmo algum programa de computador. O importante é concentrar essas informações em um único método. Assim, a pessoa não correrá o risco de deixar de fazer uma tarefa por não saber onde a anotou”, diz.

Alguns recursos tecnológicos podem ajudar no planejamento das tarefas diárias. Existem softwares especializados em administrar o tempo das atividades e a produtividade diária, através de indicações de organização das tarefas, estatísticas e dados que demonstram quanto tempo do dia de uma pessoa foi utilizado e quais as folgas existentes no planejamento dela.

A difícil tarefa de manter o equilíbrio

Manter o equilíbrio entre vida pessoal e as inúmeras obrigações profissionais é uma das maiores preocupações das pessoas, nos dias atuais. Para conseguir distribuir de forma eficaz o tempo entre ambas as áreas, é preciso cumprir horários. “Isso vale principalmente para a vida pessoal, pois são muitos os que utilizam o tempo disponível para estar com a família para resolver problemas da empresa”, constata o especialista.

Uma forma de evitar esse tipo de violação da própria vida pessoal, na opinião dele, é agendar as atividades pessoais do mesmo modo que os compromissos do trabalho. “Tenha um compromisso com você”, ressalta Barbosa.

De acordo com ele, não ter o hábito de anotar o que vai fazer é um grande erro. “Esquecer compromissos agendados durante a semana pode acontecer de vez em quando, mas, se você não tiver nenhum meio de lembrar-se das suas atividades, tenha certeza que isso acontecerá com maior frequência”, alerta.

O especialista destaca ainda outros erros comuns que mais atrapalham as pessoas, tornando-as improdutivas:

Má organização da semana – As pessoas acreditam que planejar a semana significa agendar todos os compromissos para segunda-feira. Aí está o erro. Provavelmente você ficará tão acumulado em suas tarefas, que o adiantamento delas afetará o restante dos dias;

Ambiente de trabalho desorganizado – Você mal consegue encontrar sua agenda em meio à confusão da mesa de escritório? Então comece já uma limpeza, deixe à sua vista tudo o que realmente necessita para exercer o seu trabalho. Assim, não perderá tempo à procura da caneta;

Completar a agenda – Engana-se quem acha que, quando o dia está completo de compromissos, ele irá render mais. As pessoas tendem a se esquecer das urgências. E elas acontecem sempre. Não lote a sua agenda de compromissos; deixe sempre algumas horas reservadas para as atividades extras que podem surgir;

Uso indevido da internet – Ela veio para agilizar o nosso dia a dia, e não para tirar nosso foco dos afazeres importantes. Navegar horas e horas na internet sem fins especificados pode se tornar uma das maiores perdas de tempo, em vão. Sempre que se conectar, tenha em mente o que procura e por que procura;

E-mail e comunicadores on-line – O e-mail não foi feito para se trocar ideias e conversas. Seja objetivo ao escrever correspondências. Foque o assunto e solicite uma resposta. Se for urgente mesmo, por que não ligar? O e-mail deve e pode ser seu melhor aliado no trabalho. É uma ótima ferramenta para otimizar o cumprimento de suas atividades profissionais, mas é preciso saber usá-lo. Se você encaminha correntes, não está no caminho certo;

Sem tempo para você – Deixar de cuidar da pessoa mais importante da sua vida pode não ser uma boa ideia. Separe um tempo para você. Pode ser um curso que lhe traga satisfação ou a prática de exercícios. O importante é lembrar que as pessoas à sua volta precisam de você e, para ajudá-las, é preciso estar bem consigo mesmo.

Fonte: Arca Universal